Quer estejas a trabalhar num estaleiro de construção, a realizar trabalhos de pintura e decoração, a ministrar cursos de formação ou a conciliar várias fontes de rendimento, manter as tuas finanças em ordem pode muitas vezes parecer uma preocupação secundária.
Quando o trabalho está intenso, os recibos acabam por ficar nos bolsos, as faturas são esquecidas e as transações bancárias acumulam-se. Mas dedicar apenas alguns minutos por semana à sua contabilidade pode fazer uma diferença significativa, não só na altura de preencher a declaração de impostos, mas ao longo de todo o ano.
A contabilidade não é só para contabilistas
Muitas pessoas pensam que a contabilidade é algo com que apenas as empresas com equipas financeiras precisam de se preocupar. Na realidade, se for trabalhador independente ou auferir rendimentos que tenham de ser declarados ao HMRC, manter registos precisos é uma das formas mais simples de se manter organizado e evitar stress desnecessário.
Uma boa contabilidade implica registar:
- Dinheiro recebido de clientes
- Despesas empresariais
- Cópias das faturas
- Recibos de compras
- Quilometragem e deslocações, quando aplicável
- Quaisquer outros documentos que comprovem os seus rendimentos e despesas
Ter esta informação facilmente acessível facilita muito a compreensão do desempenho da sua empresa e do montante que poderá ter de pagar em impostos.
Pode ajudá-lo a detetar problemas numa fase inicial
Manter registos regulares não se resume apenas ao cumprimento das normas; permite-lhe também ter uma visão mais clara das suas finanças.
Por exemplo, poderá reparar que:
- Clientes que ainda não lhe pagaram
- Despesas que estão a aumentar
- Quedas sazonais no rendimento
- Quer estejas a poupar dinheiro suficiente para pagar os impostos
Em vez de descobrir estes problemas meses mais tarde, pode tomar medidas enquanto ainda há tempo.
Pequenos hábitos de contabilidade fazem uma grande diferença
Não precisas de passar horas todas as semanas a tratar da tua contabilidade.
Mesmo que se reserve apenas 10 a 15 minutos de vez em quando para registar as transações ou fotografar os recibos, isso pode evitar que mais tarde se acumule uma tarefa muito mais complicada.
Alguns hábitos úteis incluem:
- Envio atempado das faturas
- Registar as despesas assim que estas forem incorridas
- Guardar cópias digitais dos recibos
- Verificar regularmente as suas transações bancárias
- Analisar os seus rendimentos todos os meses
A consistência é, muitas vezes, mais eficaz do que tentar recuperar o atraso de uma só vez.
Uma boa documentação pode ajudá-lo a reclamar as despesas a que tem direito
Quando as despesas não são registadas, acabam muitas vezes por ser esquecidas.
Isso pode significar pagar mais impostos do que o necessário, simplesmente porque não consegue comprovar uma despesa empresarial legítima.
Dependendo das suas circunstâncias, as despesas comuns dedutíveis podem incluir:
- Ferramentas e equipamento
- Assinaturas profissionais
- Despesas de escritório
- Seguro empresarial
- Despesas de viagem
- Despesas com telemóvel ou Internet relacionadas com o trabalho
Guardar os recibos e registar as compras ao longo do ano facilita muito a identificação do que pode ser deduzido.
Contabilidade digital e o programa «Making Tax Digital»
À medida que a HMRC vai implementando o programa «Making Tax Digital» (MTD) para o Imposto sobre o Rendimento, muitos trabalhadores independentes e senhorios serão obrigados a manter registos digitais e a enviar atualizações utilizando software compatível com o MTD.
Embora nem todos sejam afetados de imediato, criar bons hábitos de contabilidade agora pode tornar qualquer transição futura muito mais tranquila.
Em vez de tentar reconstituir meses de rendimentos e despesas, manter registos digitais à medida que vai avançando ajuda a garantir que as suas informações estão organizadas e atualizadas.
Uma boa contabilidade reduz o stress na época dos impostos
Para muitos trabalhadores independentes, os prazos para a entrega da declaração de impostos implicam uma busca frenética por recibos e extratos bancários.
Manter os seus registos atualizados ao longo do ano significa que grande parte do trabalho árduo já foi feito.
Em vez de passar as noites ou os fins de semana a organizar a papelada, terá uma visão mais clara das suas finanças e maior confiança de que os seus números estão corretos.
As ferramentas digitais podem facilitar a contabilidade
Os programas modernos de contabilidade permitem automatizar muitas das tarefas repetitivas envolvidas na gestão das suas finanças.
Funcionalidades como a categorização automática de transações, a digitalização de recibos e as estimativas fiscais em tempo real podem reduzir a burocracia manual e ajudá-lo a manter-se organizado sem necessidade de conhecimentos aprofundados de contabilidade.
Para profissionais ocupados, empreiteiros, tutores e freelancers, isto significa dedicar menos tempo à burocracia e mais tempo a concentrar-se no trabalho que realmente importa.
Conclusão
Uma boa contabilidade não tem a ver com criar trabalho extra; tem a ver com facilitar a vida.
Ao manter registos precisos ao longo do ano, pode poupar tempo, reduzir o stress, manter-se organizado e colocar-se numa posição mais sólida no que diz respeito à gestão das suas finanças e ao cumprimento das suas obrigações fiscais.
Quer seja um subcontratado do CIS, pintor e decorador, professor particular, trabalhador independente ou alguém que aufere rendimentos de várias fontes, desenvolver hoje hábitos simples de contabilidade pode trazer benefícios a longo prazo.
Artigo de Coconut